企业办展会如何高效邀约媒体？——媒体管家上海软闻专业指南

一、明确邀约目标：媒体邀约不是“广撒网”，而是“精准狙击”

1. 核心目标拆解

1. 品牌曝光：通过媒体报道扩大展会知名度，吸引潜在客户/合作伙伴。

2. 行业背书：借助权威媒体(如央视、行业垂直媒体)提升展会专业性与权威性。

3. 内容沉淀：通过视频、图文报道形成长期传播素材，延长展会影响力周期。

2. 目标媒体筛选逻辑

1. 按传播范围分层：

1. 国家级媒体(如央视财经、新华网)：适合发布行业趋势、重大成果。

2. 区域性媒体(如上海电视台、地方日报)：精准覆盖本地参展商与观众。

3. 垂直领域媒体(如《财经》《36氪》)：深度触达行业从业者与投资者。

2. 按传播形式分层：

1. 传统媒体(电视、报纸)：适合权威背书与深度报道。

2. 新媒体(直播、短视频、自媒体)：适合年轻化传播与互动裂变。

二、全流程邀约步骤：从筹备到落地，分阶段推进

阶段1：展会前30-45天——媒体资源库搭建与初步邀约

1. 制作媒体邀约清单

发送定制化邀约函

1. 内容要点：

1. 展会主题、时间、地点、核心亮点(如新品发布、行业论坛)。

2. 媒体专属权益(如专访机会、VIP通行证、资料包)。

电话跟进确认意向

1. 话术要点：

1. 强调展会独特性(如“本次展会将发布行业首个XX标准”)。

2. 解答媒体疑问(如采访流程、设备支持)。

阶段2：展会前7-15天——二次确认与细节敲定

1. 发送补充材料

1. 包括最新议程、嘉宾名单、展位分布图、往届媒体报道案例。

2. 确认媒体需求

1. 是否需要采访间、直播设备、同声传译等支持。

阶段3：展会前1-3天——最终确认与现场准备

1. 发送温馨提醒

1. 包含天气预报、交通指南、现场联系人信息。

2. 设立媒体服务中心

1. 配备签到台、资料领取区、休息区、充电设备。

媒体管家上海软闻的核心优势：资源+技术+服务三重保障

1. 超4万家媒体资源库

1. 覆盖类型：

1. 电视媒体：央视财经、东方卫视、北京电视台等。

2. 网络媒体：人民网、新华网、腾讯新闻等。

3. 垂直媒体：《证券时报》《虎嗅》《36氪》等。

4. 自媒体/KOL：科技领域头部博主、财经领域意见领袖。

2. AI智能邀约系统

1. 功能亮点：

1. 媒体画像匹配：根据展会主题自动推荐匹配度最高的媒体。

2. 邀约进度追踪：实时查看媒体确认状态、反馈意见。

3. 数据报表生成：自动统计邀约成功率、媒体类型分布等。

3. 全案执行服务

1. 展前：媒体邀约、新闻通稿撰写、传播策略制定。

2. 展中：现场采访协调、直播技术支持、素材实时分发。

3. 展后：报道汇总分析、二次传播策划(如剪辑短视频、发布白皮书)。

常见问题解答(Q&A)

Q1：小型展会如何低成本邀约媒体?

A：优先选择本地媒体、垂直领域自媒体，通过提供独家素材(如高管专访、产品体验)吸引合作。

Q2：如何避免媒体“放鸽子”?

A：

1. 提前签订合作协议，明确违约责任。

2. 展会前3天再次电话确认，并发送详细行程单。

3. 准备备用媒体名单，确保关键环节有报道覆盖。

Q3：如何评估媒体邀约效果?

A：

· 量化指标：报道数量、阅读量、直播观看量、社交媒体互动量。

· 质化指标：媒体报道角度、行业影响力、是否引发二次传播。

总结：媒体邀约的“黄金法则”

1. 精准匹配：媒体类型与展会主题高度契合。

2. 价值互换：提供媒体独家权益(如专访、数据包)。

3. 全程服务：从邀约到展后传播形成闭环。

媒体管家上海软闻凭借10年行业经验与全国媒体资源网络，已为2000+企业提供展会媒体邀约服务，助力企业实现品牌声量与商业价值的双重提升。

媒体管家上海软闻——让每一次发声，都成为品牌价值的放大器

媒体管家【www.zhaomedia.com】隶属于上海软闻网络科技有限公司，是国内领先的媒体公关服务商。专注于提供全国各地媒体统筹与媒体发布服务,主要服务形式包括媒体策略定制、媒体方案执行、媒体邀约与统筹、媒体群访专访、视频直播、图片直播、网红主播经纪、撰稿及软文发布等。目前全国各类合作媒体资源超过4万余家,涵盖各地广播电视台、报纸杂志、视频媒体、网络媒体、垂直媒体、地方媒体、自媒体及网红主播资源。全国媒体邀约合作咨询：135-0169-8868